Transformation des globalen Service

Herausforderungen im globalen Servicebetrieb

Die manroland sheetfed GmbH, ein führender Anbieter von Drucksystemen, steht vor signifikanten Herausforderungen in der weltweiten Serviceorganisation. Die Komplexität in der Planung von Inbetriebnahme im Neuanlagengeschäft und die Koordination von Technikereinsätzen über 40 internationale Standorte hinweg, erforderten eine umfassende Überholung der bestehenden Prozesse. Bisherige Planungsmethoden führen zu ineffizienten Abläufen und verzögerten Informationsflüssen, da Serviceberichte oft verspätet und fehleranfällig in das ERP-System übertragen wurden.

Implementierung einer nahtlosen Lösung

Durch die Implementierung von fieldux ist die manroland sheetfed GmbH jetzt in der Lage, einen nahtlosen, digital gesteuerten Planungsprozess zu realisieren, der vollständig durch das ERP-System SAP orchestriert wird. Servicemeldungen (SM) werden nahtlos an die Dispositionsstellen der jeweiligen Standorte weitergeleitet, wo Techniker und Teams effizient über eine grafische Plantafel eingeteilt werden. Diese innovative Lösung fördert das gezielte Auffinden von Technikern basierend auf ihren Qualifikationen, visualisiert Abwesenheiten und bietet ein fortschrittliches Konfliktmanagement, wodurch die Planungsprozesse signifikant verbessert werden. Zudem unterstützt ein rollen- und rechtebasiertes System die standortübergreifende Kooperation, besonders während Perioden hoher Auslastung.

Nach Bestätigung der Planung werden alle Einsatzinformationen per Knopfdruck an die zugeteilten Techniker in die Mobile App weitergeleitet. Hier können sämtliche Daten, wie Einsatzadresse, Ansprechpartner oder Reisedokumente, gebündelt abgerufen werden. Bei Rückfragen steht der interne Chat zwischen Techniker und Disponent zur Verfügung. Über die App dokumentiert der Techniker seine erbrachten Tätigkeiten, lässt diese vom Kunden unterschreiben und verteilt einen automatisch generierten Stundenzettel an alle Beteiligten. Dieser kann in Echtzeit durch das Backoffice zur Prüfung eingesehen werden, wodurch offene Punkte schnell und unmittelbar nach Einsatzabschluss geklärt werden können. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Stundenzettel an die Servicemeldung im SAP zurückgespielt und für die Fakturierung bereitgestellt. Durch diese Integration werden manuelle und fehleranfällige Schritte vermieden und Rechnungen können deutlich schneller versendet werden, was zu einer höheren Liquidität des Unternehmens führt.

Projektumsetzung und Akzeptanz

Von entscheidender Bedeutung für den bisherigen Erfolg des Projekts war die aktive Einbindung der Mitarbeiter von Anfang an. Unter der Leitung des Bereichsmanagements wurden in kooperativen Workshops die spezifischen Anforderungen und Funktionalitäten von fieldux definiert und angepasst. Nach der Implementierung der Grundinfrastruktur inkl. der SAP Anbindung begann eine Pilotphase mit einer kleinen Gruppe von Nutzern, um die Anwendung zu testen und weiter zu optimieren. Dieser Ansatz ermöglichte eine schrittweise Ausweitung des Systems, mit dem Ziel, alle 120 Projektkoordinatoren und 350 Techniker weltweit in die fieldux-Lösung zu integrieren.