Integration von SAP R/3 via fieldux Agent

1. Die strategische Bedeutung der Integration von SAP und fieldux

Unverzichtbare Datenintegration

In der dynamischen Welt des Service-Managements spielen Daten eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Die effiziente Verwaltung von Kundendaten, Serviceaufträgen und Materialbestellungen ist unerlässlich. Traditionell werden diese wichtigen Daten innerhalb eines ERP-Systems gepflegt. Doch was geschieht, wenn zusätzlich eine spezialisierte Field Service Management Software ins Spiel kommt?

Herausforderungen ohne Integration

Die wahre Stärke unserer Software entfaltet sich, sobald diese mit einem ERP-System verbunden ist. Die Herausforderung besteht darin, eine reibungslose Datenverfügbarkeit und -aktualität im ERP-System auch nach der Implementierung einer FSM-Lösung sicherzustellen. Ohne eine nahtlose Integration finden Unternehmen sich oft in einem Szenario wieder, in dem ineffiziente Doppelerfassungen von Daten, mangelnde Prozesstransparenz und unnötige Medienbrüche die Regel sind. Die Frage, die sich stellt, ist: Muss das so sein?

Vorteile der nahtlosen Vernetzung

Die Integration von ERP-System und Field Service Management Software bietet eine elegante Lösung für diese Problematik. Indem Stammdaten nahtlos zwischen beiden Systemen synchronisiert werden, entfällt die Notwendigkeit manueller Dateneingaben. Fehlerquellen werden minimiert, Prozesse beschleunigt und eine bidirektionale Datensynchronisation realisiert.

Maximierung der IT-Effizienz durch Integration

Die wahre Stärke entfaltet unsere Software, wenn sie mit Ihrem ERP-System verbunden wird. Durch die Verwendung von Standardschnittstellen integriert sich unsere Lösung nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur und ermöglicht ein zentrales, transparentes Stammdatenmanagement. Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert, wodurch Zeit und Ressourcen gespart und die Effizienz gesteigert wird.

Das ERP-System als zentrale Unternehmensdrehscheibe

ERP-Systeme bleiben oft das Herzstück der Unternehmens-IT-Landschaft, da sie als zentrale Quelle für verlässliche Informationen dienen und alle Geschäftsprozesse steuern. Durch die Integration unserer FSM-Lösung in Ihr ERP-System, können Sie die Vorteile beider Welten nutzen: die umfassende Datenverwaltung und Prozesskontrolle des ERP-Systems und die spezialisierten Funktionen unserer FSM-Software für ein optimiertes Service-Management.

2. Notwendige Daten und Module für die Integration von fieldux und SAP

Datenqualität und notwendige Module für die Integration

Die effiziente Nutzung unserer Servicelösung setzt eine optimale Datenbasis im SAP-ERP-System voraus. Stammdaten spielen dabei eine Schlüsselrolle, da sie essenziell für die Unterstützung verschiedener Geschäftsprozesse sind. Eine lückenhafte oder fehlerbehaftete Stammdatenpflege führt zu Prozessdefiziten, mangelnder Transparenz und Fehlern in kritischen Abläufen. Für die Abfrage und Übertragung von Daten, die für fieldux relevant sind, nutzen wir die SAP-Module „Sales & Distribution“ (SD), „Customer Service“ (CS) und „Plant Maintenance“ (PM). Durch die gezielte Anbindung an diese SAP-Module kann fieldux präzise Informationen abrufen, die für die Planung und Durchführung von Service- und Montageeinsätzen kritisch sind. Diese Integration ermöglicht es, eine umfassende und fehlerfreie Datengrundlage zu schaffen, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch eine saubere Historie zu Kunden und Equipments ermöglicht.

Qualität der Stammdaten

Die Qualität dieser Daten ist ausschlaggebend für den Erfolg der integrierten Lösung. Der Grundsatz „Garbage In, Garbage Out“ betont, dass nur qualitativ hochwertige Stammdaten zu effizienten und fehlerfreien Serviceprozessen und Analysen führen können.

Szenarien und Use Cases

Die Integration basierend auf unserer Standardschnittstelle deckt vier Szenarien und Use Cases für eine optimale operative Planung ab. Jeder dieser Use Cases zeigt, wie die Integration tiefer in die operativen und administrativen Prozesse eingreift, um Effizienz, Transparenz und Zuverlässigkeit in der Planung und Ausführung von Serviceeinsätzen zu steigern.

3. Das technische Konzept der Schnittstelle: Integration via fieldux Agent

Integration über BAPI-Funktionsbausteine

In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickeln wir maßgeschneiderte Schnittstellen, um eine reibungslose Kommunikation zwischen fieldux und SAP zu gewährleisten. Der Datenaustausch, der sowohl den Import als auch den Export von Daten umfasst, basiert auf RFC-fähigen BAPI-Funktionsbausteinen sowie auf kundenspezifischen Z-Funktionsbausteinen.

Die Rolle der fieldux Middleware

Für die Integration unserer FSM-Lösung mit Ihrem on-premise-SAP-System setzen wir den fieldux Agent ein, eine spezielle Middleware, die in einer Java-Laufzeitumgebung betrieben wird. Der fieldux Agent wird auf einer virtuellen Maschine im Kundennetzwerk installiert. Dies ermöglicht ihm den direkten Zugriff auf die SAP-Daten mittels des SAP Java Connectors. Über diesen Connector ruft der Agent Standard-BAPIs der SAP-Module „Sales & Distribution“, „Customer Service“ und „Plant Maintenance“ ab, um die für fieldux relevanten Daten wie Kunden mit Ansprechpartnern, Assets und Vorgänge zu erfragen. Diese Daten werden dann (periodisch) an die fieldux-Cloud gesendet und sind im fieldux Planner sichtbar. Für die Einrichtung und den Betrieb des fieldux Agents ist administrativer SSH-Zugriff aus bestimmten IP-Netzen sowie das Herstellen ausgehender HTTPS-Verbindungen für die Kommunikation mit der fieldux API erforderlich. Die Zugangsdaten des Kunden müssen in der Betriebsumgebung des Agents hinterlegt sein, um einen sicheren und effizienten Datentransfer zu gewährleisten. Die Häufigkeit der Datenübertragung wird individuell nach Kundenbedarf konfiguriert. Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, strukturelle Details der Datenübertragung kundenspezifisch anzupassen. Dies umfasst das Einrichten von Filtern, die bestimmen, welche Daten übertragen werden, wie beispielsweise die Zuordnung zu spezifischen Nummernkreisen bei Equipments oder die Zugehörigkeit von Kunden und Aufträgen zu bestimmten Verkaufsorganisationen. Zusätzlich kann konfiguriert werden, welche spezifischen Datenfelder aus SAP extrahiert werden sollen, wie zum Beispiel die Übertragung der Priorität von Servicemeldungen, falls diese in SAP gepflegt werden.

Vorteile der Integration

Die Implementierung dieser Technologie hat in enger Kooperation mit unseren Kunden stattgefunden und führte zu einer effektiven und leistungsstarken Integration. Dies ermöglicht nicht nur optimierte Geschäftsprozesse und einen reibungslosen Datenaustausch, sondern stellt auch sicher, dass alle Daten in Echtzeit aktualisiert und synchronisiert werden, wodurch die Datenkonsistenz und -integrität über beide Systeme hinweg gewährleistet ist.

Flexible Integrationsoptionen durch kundeneigene Middleware

Neben der standardmäßigen Verwendung des fieldux Agent zur Integration bietet unsere Lösung auch die Flexibilität, dass Kunden ihre eigene Middleware einsetzen können. Dies ermöglicht es Unternehmen, eine maßgeschneiderte Anbindung an ihre spezifischen IT-Infrastrukturen und Geschäftsprozesse zu realisieren. Durch den Zugriff auf die öffentliche fieldux API, die eine umfassende und detaillierte Dokumentation auf der Plattform Swagger UI bietet, können Kunden die Kommunikation zwischen ihren Systemen und der fieldux-Lösung eigenständig konfigurieren und steuern. Die Verwendung der öffentlichen API ermöglicht eine tiefe Integration und Personalisierung des Datenaustausches, sodass spezifische Anforderungen und Vorlieben in der Datenhandhabung berücksichtigt werden können. Diese Option erweitert die Flexibilität und Kontrolle der Kunden über ihre Service-Management-Prozesse und eröffnet die Möglichkeit, innovative, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Funktionen zu entwickeln und zu implementieren.

4. Ablauf der Integration in Prozessschritten