Wie man die richtige Software für seine Serviceabteilung wählt

Effizienzsteigerung im Service: Der Weg von Papier und Excel zur digitalen Lösung

Wir möchten Ihnen Herrn Becker vorstellen. Er ist Serviceleiter bei einem Unternehmen, das Maschinen für die Lebensmittelverarbeitung herstellt. Diese Maschinen verarbeiten beispielsweise große Mengen an Rohstoffen zu fertigen Produkten, die schließlich in handelsüblichen Verpackungen abgepackt werden, um dann in die Supermärkte zu gelangen.

Bei Neuinstallationen dieser Maschinen betragen die Projektlaufzeiten drei bis sechs Monate. Bei der Neuinstallation von ganzen Fertigungsstraßen häufig sogar über 12 Monate. Wartungen, Inspektionen und Reparaturen dauern in der Regel ein bis vier Wochen. Die Anlagen werden von Deutschland aus in mehr als 35 Länder auf 5 Kontinenten verkauft. Herr Becker und sein Techniker-Team sind somit weltweit im Einsatz.

Bei diesen Projekten ist es entscheidend, die richtigen Mitarbeiter, Dienstleister, Werkzeuge und Fahrzeuge zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Mit seiner Excel-Planung war das für Herrn Becker allerdings leichter gesagt als getan! Daher hat sie sich auf die Suche nach einem Tool gemacht, das seine spezifischen Anforderungen der Einsatzplanung erfüllt und seine Arbeit erleichtert. Bei der Auswahl und Implementierung von Softwarelösungen stand er sehr schnell vor der Wahl zwischen zwei Hauptansätzen: “Best of Suite” oder “Best of Breed”. Doch was bedeuten diese Begriffe und welcher Ansatz ist der Richtige für den Service im Industrieanlagenbau?

Was ist der "Best of Suite"-Ansatz?

“Best of Suite” bezeichnet eine umfassende Softwarelösung, die alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt. Diese Komplettlösungen, wie SAP Hana, Navision oder Salesforce, bieten eine breite Palette an Modulen, die nahtlos zusammenarbeiten. Der Vorteil liegt in der einheitlichen Benutzeroberfläche und der einfachen Integration der verschiedenen Module. Unternehmen profitieren von einer zentralen Datenbasis, die eine konsistente Informationsdatenbank gewährleistet.

Da diese Lösung für eine breite Masse an Unternehmen und Branchen entwickelt wurde, sind individuelle Anpassungen oft schwierig umsetzbar und teuer. Spezielle Use-Cases, die von den Standardprozessen abweichen, können häufig nicht abgebildet werden. Es werden unternehmensintern daher oft Umwege gesucht, um die notwendigen Prozesse trotzdem darzustellen. Die fehlende Flexibilität schränkt die Innovationskraft des Unternehmens ein und die vielen, oft nicht benötigten Funktionen, blähen das System unnötig auf. Ein weiterer Nachteil ist die langfristige Abhängigkeit vom Anbieter. Unternehmen fühlen sich unwiderruflich an die Komplettlösung gebunden, aber oft nicht gut betreut oder gehört. Wenn beispielsweise Module nicht mehr weiterentwickelt, eingestellt oder verkauft werden oder es Preisanpassungen gibt, sind Nutzer diesen Änderungen ausgesetzt.

Was ist der "Best of Breed"-Ansatz

Im Gegensatz zum "Best of Suite" steht der “Best of Breed”-Ansatz, bei dem die besten verfügbaren Softwarelösungen für jeden spezifischen Geschäftsbereich ausgewählt und miteinander integriert werden. Anstatt sich auf einen einzigen Anbieter zu verlassen, setzt man auf spezialisierte Tools, die jeweils in ihrem Bereich führend sind. Der Vorteil liegt in der hohen Spezialisierung der Funktionen und der Möglichkeit, die besten Lösungen für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu nutzen. Zusätzlich ist bei „Best Breed“-Ansätzen der Softwareanbieter deutlich zugänglicher für den Kunden und lebt vom intensiven Austausch mit den Nutzern. So werden Wünsche vom Anwender und insgesamt die stete Weiterentwicklung deutlich schneller und agiler angegangen.

Die Integration einer neuen Softwarelösung in eine im Unternehmen bestehende Softwarearchitektur wird im „Best of Breed“-Ansatz durch eine sorgfältige Schnittstellen-Planung und optional durch die Unterstützung von erfahrenen IT-Spezialisten umgesetzt. Weitere Informationen zu einer Schnittstellenintegration am Beispiel von SAP R/3 finden Sie hier: zum Schnittstellen-Blogartikel

Anwendung im Industrieanlagenbau

Der Industrieanlagenbau ist eine Branche mit sehr spezifischen Anforderungen und einer projektbasierten Planung. Komplettlösungen im „Best of Suite“-Ansatz können oft nicht die Tiefe und Spezialisierung bieten, die für die komplexen Prozesse in dieser Branche notwendig sind. Standardfunktionen wie ein Ticketsystem, eine Routenoptimierung oder eine Zeiterfassung sind zwar gute Funktionen für die breite Masse, im spezifischen Fall der Industrieanalagenbauer und ihren Serviceabteilungen aber selten nützlich oder spezifisch genug.

Hier kommt der “Best of Breed”-Ansatz ins Spiel. Durch die Auswahl der besten spezialisierten Softwarelösung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre spezifischen Anforderungen in den jeweiligen Unternehmensbereichen optimal erfüllt werden und auch die Weiterentwicklung und Zukunftsorientierung des Unternehmens gewährleistet ist.

Im Falle der Industrieanlagenbauer wird, wie auch zu Beginn im Beispiel von Herrn Becker erwähnt, ein Einsatz wie ein Projekt geplant. Die Serviceabteilung sammelt die Anforderungen, schnürt Arbeitspakete und definiert Zwischenziele, plant den Bedarf der Ressourcen wie Personal, Werkzeug und Budget, legt Projektzeiträume fest und kommuniziert mit dem Kunden, den involvierten Stakeholdern und kollaborierenden Abteilungen im Unternehmen. Allein die Tatsache, dass bei der Leistungserbringung nicht nur die Serviceabteilung, sondern z.B. auch die Konstruktion, das Produktmanagement, die Buchhaltung und die Techniker involviert sind, macht Projekte und ihre Planung komplex. Es macht also Sinn, eine Softwarelösung für das Management von Einsätzen zu suchen, die auf die Branche und Use-Cases des Industrieanlagenbaus spezialisiert ist.

Ein wesentlicher Aspekt des “Best of Breed”-Ansatzes ist die Integration der verschiedenen spezialisierten Tools. Hierbei spielen standardisierte Schnittstellen eine entscheidende Rolle. Durch die Nutzung offener APIs können die unterschiedlichen Systeme nahtlos miteinander kommunizieren. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen in Echtzeit verfügbar sind. Dadurch kann die administrative Arbeit abteilungsübergreifend um bis zu 40% eingespart werden und dies ermöglicht wiederum, dass sich auf strategische Themen konzentriert werden kann, ohne ständig vom Tagesgeschäft eingeholt zu werden.

Die Integration in ein bestehendes System erfordert initialen Aufwand, bietet jedoch langfristig eine flexible und skalierbare Lösung, die sich schnell an die sich ändernden Bedürfnisse und Systemarchitektur des Unternehmens anpassen kann. Weitere Informationen zur Schnittstellenintegration am Beispiel von SAP R/3 finden Sie hier: zum Schnittstellen-Blogartikel

Warum fieldux die richtige Wahl für den Industrieanlagenbau ist

fieldux ist eine Field Service Management Plattform die Serviceverantwortlichen im Industrieanlagenbau dabei hilft, komplexe Prozesse in der projektbasierten Auftragsabwicklung zu verschlanken und verschwenderische Serviceprozesse zu eliminieren. Wir haben uns auf die Prozessabbildung der projektbasierten Auftragsabwicklung in der Industrie spezialisiert.

Bauer + Kirch, das Unternehmen hinter fieldux, hat durch seine 35 Jahre Erfahrung in der Individualentwicklung ein interdisziplinäres Team aufgestellt, das sich auf die Anbindung von unterschiedlichen Systemen spezialisiert hat. Wir entwickeln in engem Austausch mit den Kunden die Software stetig weiter, sodass die individuellen Anforderungen der Branche auch in Zukunft in der Funktionalität perfekt abgebildet werden.

Der einfache Weg scheint oft der zu sein, alles aus einer Hand zu beschaffen. Doch die Komplettlösungen decken in der Regel nicht alle Anwendungsbereiche des Industrieanlagenbaus ab. Die Implementierung einer Komplettlösung bedarf daher vielleicht auf den ersten Blick weniger Planung, die Lösung ist am Ende aber weniger gut nutzbar und keinesfalls maßgeschneidert. Insbesondere die Use-Cases des Industrieanlagenbaus sind für eine Standardlösung zu komplex und es ist wichtig, dass die individuellen und speziellen Anforderungen der projektbasierten Planung erkannt und erfüllt werden, damit eine langfristige Effizienzsteigerung der Serviceabteilung erzielt werden kann.

Auf der Suche nach der besten Lösung für ein Field Service Management brauchen Sie einen starken Partner, der nicht nur das passende Tool liefert, sondern Sie auch bei der vollständigen Integration der Software in Ihre bestehende Systemlandschaft unterstützt und berät.

Lassen Sie uns über die Integrationsmöglichkeiten in ihre Systemlandschaft und die Optimierung ihres Serviceprozesses sprechen!