Referenzbericht: Fassmer Service GmbH & Co. KG

1. Fassmer Service GmbH & Co. KG

Die Fassmer Service GmbH & Co. KG ist eine Tochtergesellschaft der Fr. Fassmer GmbH & Co. KG, einem weltweit führenden Unternehmen in der Herstellung von Schiffen, Booten und maritimen Speziallösungen. Das Unternehmen bietet umfassende Serviceleistungen für die Wartung, Reparatur und Modernisierung von Schiffen und Booten. Darüber hinaus bietet das Unternehmen ein umfassendes Ersatzteilmanagement, erstklassigen technischen Support und Beratungsdienste.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ihres Serviceangebots sind Inspektionen und Zertifizierungen, die sicherstellen, dass alle Arbeiten den höchsten Qualitätsstandards sowie den jeweils geltenden behördlichen Richtlinien entsprechen. Die Fassmer Service GmbH & Co. KG betreut Kunden weltweit und verfügt über ein Netzwerk von Servicepartnern und Niederlassungen in strategisch wichtigen Regionen, einschließlich der USA und Singapur. Sie strebt danach, durch erstklassigen Service und innovative Lösungen die Leistungsfähigkeit und Lebensdauer der Schiffe und Boote ihrer Kunden zu maximieren. Durch den Einsatz modernster Technologien und eines engagierten Teams setzt das Unternehmen Maßstäbe in der maritimen Servicebranche.

2. Die Ausgangssituation

Die Fr. Fassmer GmbH & Co. KG ist ein weltweit agierendes und führendes Unternehmen im Schiffs- und Bootsbau. Das Servicegeschäft läuft über das Tochterunternehmen der Fassmer Service GmbH & Co. KG. Für diesen Bereich wurde nach einer zentralisierten Lösung für die Einsatzabwicklung, um die Effizienz und Zusammenarbeit zu verbessern, da bisher viele Insellösungen die Arbeitsprozesse erschwerten.

Das Unternehmen beschäftigt 12 Servicemanager und Projektleiter im Innendienst sowie 18 Techniker im Außendienst und in der Werkstatthalle. Abgebildet werden sollten sowohl Außendiensteinsätze als auch Einsätze in der werkseigenen Werkstatt. Zudem gibt es weltweit über 50 Servicepartner, deren Einsätze bisher schwer zu koordinieren waren. Die Servicemanager benötigten eine Lösung, mit der nicht nur die eigenen Techniker eingeplant, sondern auch die Einsätze der Monteure und Techniker der Dienstleister übersichtlich dargestellt werden können. Zusätzlich sollte spezielles Werkzeug, das aufgrund von Volumen und Gewicht im Voraus verschickt werden muss, sowie der Fuhrpark berücksichtigt werden.

Die Fassmer Service GmbH & Co. KG startete daher die Suche nach einer FSM-Lösung, die zukünftig auch in den Niederlassungen in den USA und Singapur eingesetzt werden soll.

3. Die Herausforderungen

Das stetige Wachstum des Unternehmens birgt viele Chancen und Herausforderungen, insbesondere in der Planung, Disposition und Dokumentation von Aufträgen. Fassmer suchte daher nach einer integrierten Lösung, die neben den Funktionen Rund um die Planung von Außendiensteinsätzen auch eine veraltete Asset-Datenbank ablösen soll.

Bisher lief die Planung über statische Tabellendokumente, wobei für jede Ressource eine oder mehrere separate Excel-Tabellen (Einsatzplanung Techniker, Qualifikatonen der Techniker) existierten. Parallel gab es eine Asset-Datenbank zur Verwaltung der Schiffe und zugehöriger Dokumente, die jedoch nicht weiterentwickelt werden konnte. Der Innendienst kämpfte mit Doppelbuchungen, unterschiedlichen Listen und Quellen, fehlenden Warnungen bei Abwesenheiten und der schwierigen Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen der Teamkollegen. Kurzfristige Änderungen und Ausfälle führten zu aufwändigen Umplanungen, die nicht dokumentiert werden konnten. Alle Benachrichtigungen während des Planungsprozesses erfolgten persönlich und über verschiedene Kanäle, mit beschränkter Nachvollziehbarkeit.

Im Innendienst entstand ein hoher manueller Aufwand zur Nachbereitung der Dokumentation von Stundenzetteln und Wartungsberichten. Stundenzettel wurden handschriftlich ausgefüllt, Checklisten lagen nur als Papierdokumente vor, und Serviceberichte mussten umständlich in Word geschrieben und Fotos eingefügt werden. Der aktuelle Stand der Planung wurde in einer Excel-Tabelle dokumentiert. Sobald der Techniker allerdings auf dem Einsatz war, konnte er Änderungen nicht mehr nachverfolgen. Durch den fehlenden Zugriff auf die Tabelle konnte er weder bevorstehende Einsätze noch den Status laufender Einsätze überblicken, was die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben erschwerte.

4. Lösung / Projekthighlights

In einem ersten Entwicklungsworkshop wurde die Notwendigkeit eines intuitiven Lösens von Konflikten und Folgekonflikten erkannt. Im täglichen Geschäft kommt es ständig zu Planänderungen, auf die effizient reagiert werden muss. Beim Umplanen von Vorgängen mit mehreren Ressourcen können Verschiebungen Folgekonflikte verursachen. Die Software-Lösung sollte Konflikte durch farbliche Kennung hervorheben und frühzeitig erkennbar machen. Sie sollte eine Liste passender Alternativen vorschlagen, aus der frei gewählt werden kann – passend bedeutet hierbei nicht nur zeitlich verfügbar, sondern auch, dass die Erfüllung weiterer auftragsbezogener Qualifikationen (z.B. Offshore Schulungen) gegeben ist. Die Software-Lösung soll Konflikte bewusst erlauben und eingehen können, um eine optimale Auftragserfüllung zu gewährleisten. Die Auflösung entstandener Konflikte soll Schritt für Schritt begleitet werden können.

Die Fassmer Service GmbH & Co. KG legte außerdem großen Wert auf eine herausragende Benutzererfahrung (UX) und intuitive Bedienung der Softwarelösung. Allen Beteiligten war klar, dass nur so eine Akzeptanz für die neue Software geschaffen werden kann und dass die Zustimmung der Techniker und des Innendienstes entscheidend für den Projekterfolg ist. Die Umsetzung einer Schnittstelle zum bestehenden ERP-System war außerdem ein wichtiges Auswahlkriterium.

Ein weiteres zentrales Thema war die papierlose Dokumentation. Durch die digitale Erfassung von Arbeitsstunden sind Stundenzettel und andere relevante Dokumente nun sofort im Fassmer-internen System verfügbar. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der Abrechnung und reduziert den Verwaltungsaufwand. Durch die papierlose Dokumentation können die Techniker von Fassmer ihre Berichte und Stundenzettel direkt in der fieldux App erfassen und übermitteln. Berichte können in der App erstellt und digital direkt vom Kunden unterschrieben werden. Dies gewährleistet, dass alle relevanten Daten sofort im Büro verfügbar sind und die Abrechnung deutlich schneller erfolgen kann. Diese Effizienzsteigerung trägt maßgeblich zur Verbesserung der gesamten Serviceprozesse bei.

5. Der fieldux Planner für Servicemanager

Highlight:

Ein besonderes Highlight ist der fieldux Konfliktnavigator. Seit der Einführung von fieldux kann Fassmer, ebenso wie viele weitere Industrieunternehmen, vom Konfliktnavigator profitieren. Der intuitive Bearbeitungsmodus, der Konflikte begleitet und löst, stellt eine absolute Neuheit in der digitalen Disposition dar.

6. Die fieldux Mobile App für Techniker und Außendienst

Die fieldux App für die Fassmer-Techniker bietet eine nahtlose und benutzerfreundliche Lösung, um die Dokumentation und Kommunikation zu verbessern. Mit der App haben die Techniker jederzeit Zugriff auf aktuelle Einsatzpläne, Checklisten und Serviceberichte. Dies erleichtert nicht nur die Planung, sondern auch die Durchführung der Einsätze erheblich.

7. Ausblick

Bei Fassmer steht der Ausbau der Checklisten-Funktionalitäten im Fokus der nächsten Entwicklungsphase. Dieser Schritt soll den Papierkrieg reduzieren und die Effizienz der Arbeitsprozesse weiter steigern.

Künftig werden im fieldux Planner dem Vorgang zugeteilte Checklisten dem zuständigen Mitarbeiter zugespielt. Eine Fortschrittsanzeige wird den zuständigen Techniker beim Bearbeitungsstatus unterstützen. Die Checklisten sollen übersichtlich und intuitiv gestaltet sein. Um die Dokumentation für die Techniker zu erleichtern, werden Berichte mit vorhandenen Stammdaten vorausgefüllt. Nach erfolgreichem Ausfüllen aller Pflichtfelder können die Checklisten per Knopfdruck an den Innendienst übermittelt werden. Für Berichte, die auch Kunden erhalten sollen, kann eine digitale Unterschrift eingeholt und der Empfänger angegeben werden. Der Kunde erhält unmittelbar nach Abschluss eine Kopie des Ergebnisses. Gesperrte Checklisten, insbesondere solche für Kunden, lassen sich nicht mehr bearbeiten, um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten.

Diese Erweiterungen werden die Arbeitsweise bei Fassmer weiter optimieren und die Benutzerfreundlichkeit gerade für die Techniker erheblich steigern.